+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно регистрировать входящую документацию

Активуйте подарунковий демодоступ. В статье - правила, которые помогут справиться с этими проблемами. Обеспечение учета, контроля за исполнением, оперативного использования имеющейся в документах информации. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе. Пройдите тест: Сколько ошибок вы допускаете при регистрации документов?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок №11. Как создать входящий документ. Регистрация, получение резолюции в 1С Документооборот

Исходящий документ

Активуйте подарунковий демодоступ. В статье - правила, которые помогут справиться с этими проблемами. Обеспечение учета, контроля за исполнением, оперативного использования имеющейся в документах информации. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.

Пройдите тест: Сколько ошибок вы допускаете при регистрации документов? Если приказы, записки, договоры, протоколы, заявления регистрируете в отдельных журналах, то с письмами иначе.

Делите письма на входящие и исходящие и заводите для них отдельные журналы. Чтобы учитывать входящие и исходящие письма, нужна разная информация. Чтобы регистрировать входящие письма, нужно больше информации.

Цифровой или буквенный индекс, который присваивается документу при регистрации. По этому индексу документ найдете в журнале регистрации. Когда их будет становиться все больше - пользоваться журналами регистрации входящих и исходящих писем будет неудобно.

Придется перелистывать экраны таблицы в поисках писем других категорий. Регистрируйте превалирующую категорию документов отдельно. Заведите дополнительные журналы входящей и исходящей корреспонденции выбранного вида, например:. Скачать алгоритм. Одно письмо могут прислать на предприятие несколько раз и по разным каналам.

Например, по электронной почте поступила сканкопия письма. Вы ее зарегистрировали, отдали в работу. А через несколько дней оригинал этого письма поступил по почте. Если зарегистрируете оригинал письма с новой датой, дадите новый входящий номер и новое старое письмо пришлете, он повторит путь первого документа - сканкопии. Вы зря потратите время на повторную регистрацию, а ваш шеф - на повторное рассмотрение и воспоминания о том, где он уже видел эту информацию и кому поручил работу с ней.

Пройдите тест: Какой письмо надо вернуть отправителю? Часто двойную регистрацию проходят служебные записки. Секретари различных структурных подразделений относятся к ним как к письмам и присваивают входящие и исходящие номера. В конце концов одна записка зарегистрирована в юротделе как СЗисх, а в отделе продаж - как СЗвх.

Внутренний документ, причем внутренний не для подразделения, а для предприятия. И весь маршрут от создания до исполнения он проходит с одним номером. Например, один номер приказа присвоили при регистрации, а секретарь подразделения, когда получил документ, присваивает ему новый номер. Это неправильно: предприятие одно приказ один и номер у него тоже должен быть один.

С регистрацией договоров на практике связано немало вопросов. Как должен быть зарегистрирован договор каждой из сторон? Нужно ли согласовывать регистрационные номера? Где и в каком порядке регистрировать договоры? Сведения о договоре целесообразно ли фиксировать в учетной форме?

Надеемся, предлагаемые профессиональные консультации помогут читателям определить рациональный порядок регистрации договоров и, тем самым, уберечься от различных юридических коллизий.

Оптимальный индекс - это порядковый номер документа по журналу регистрации. Если первый номер документа в журнале , то в нем запланировано записей. Нули не дают никакой практической пользы. Номера 11 и ничем не отличаются. Индекс дополните цифровыми или буквенными кодами. Так, при регистрации служебных писем с порядковым номером документа добавьте индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица.

Если документы из примерного перечня поступающие на предприятие с сопроводительным письмом, регистрируйте его как входящую корреспонденцию. Если письма нет, просто передайте его исполнителям. Одна из основных целей делопроизводства - доказательность деятельности. И главная опасность регистрации задним числом в том, что документ теряет доказательность.

В судебных инстанциях придется предъявлять не только документ с дробным номером, но и учетную форму, в которой среди последовательной нумерации бросаются в глаза номера через дробь. Неправильний пароль. Я тут вперше. Як заощадити час. Как регистрировать документы. Скачайте образцы. Журнал регистрации внутренних документов Скачать. Журнал регистрации исходящих документов Скачать. Журнал регистрации входящих документов Скачать. Как повысить эффективность. Входящие документы Исходящие документы Дата поступления регистрационный номер Дата регистрации отправителем исходящий номер В ответ на Дата регистрации документа регистрационный номер В ответ на Как составлять регистрационные номера.

Благодаря регистрационным индексам можно определить, кто рассматривал документ и какому структурному подразделению он направлен на выполнение. В статье - правила регистрации и присвоения регистрационного индекса приказов, входящих писем, договоров.

Регистрационные индексы документов. Регистрация договоров. Актуальные вопросы. Схемы-шпаргалки коллег. У му Кадровику читайте. Личный листок по учету кадров: образец и правила заполнения. Инструкция по кадровому делопроизводству. Ведение делопроизводства в организации. Порядок уничтожения документов. Cроки хранения документов в организации. Отримати демодоступ або одразу передплатити.

Ми в соцмережах. Входящие документы. Исходящие документы. Дата поступления регистрационный номер Дата регистрации отправителем исходящий номер В ответ на

Работа с входящими документами

О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах.

Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). Или подскажите, как правильно регистрировать входящее письмо.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Пройдите регистрацию и читайте материал бесплатно. Регистрация займет 1 минуту. Чтобы скачать этот файл, и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту :. Чтобы скачать книгу необходимо пройти регистрацию. Активировать пробный доступ к системе. Как регистрировать входящие и исходящие документы и корреспонденцию?

Регистрация входящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Обработка входящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:. В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения.

Сроки регистрации входящей корреспонденции. Для чего ведется регистрация входящих документов в делопроизводстве. В любую.

Как регистрировать входящие и исходящие документы и корреспонденцию

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как регистрировать документы

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией.

Регистрация входящих документов

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящей корреспонденции в системе crb-varn.ru
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.